Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für den Betrieb von GaLaPilot, die Vertragsverwaltung und die eigenen Nutzungsdaten ist:

Inventis Group UG (haftungsbeschränkt), vertreten durch den Geschäftsführer Siarhei Wehrhahn
Loher Straße 1, 58511 Lüdenscheid, Deutschland
Telefon: +49 163 714 6965
E-Mail: siarhei.wehrhahn@inventis-group.com

2. Rollen bei der Verarbeitung von Mandantendaten

Für Stammdaten, Beschäftigtendaten, Kundendaten und Belege, die ein registrierter Betrieb in GaLaPilot verarbeitet, entscheidet in der Regel dieser Betrieb über Zwecke und Mittel. Er ist dafür datenschutzrechtlich verantwortlich. Die Inventis Group UG verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, soweit im Einzelfall nichts anderes vereinbart ist. Der erforderliche Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist vor der produktiven Nutzung abzuschließen.

3. Registrierung, Benutzerkonto und Anmeldung

Bei Registrierung, Einladung und Anmeldung verarbeiten wir insbesondere Namen, geschäftliche E-Mail-Adresse, Betriebszuordnung, Rolle, Passwort-Hash, E-Mail-Bestätigungsstatus sowie bei Aktivierung des zweiten Faktors ein verschlüsseltes TOTP-Geheimnis und gehashte Ersatzcodes. Zur Absicherung werden Sitzungsdaten, Zeitpunkt, pseudonymisierte IP-Adresse, Browserangaben, fehlgeschlagene Versuche und sicherheitsrelevante Protokolle verarbeitet.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragsdurchführung und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für unser Interesse an sicherem Betrieb, Missbrauchsabwehr und nachvollziehbarer Administration. Soweit der jeweilige Betrieb Konten seiner Beschäftigten verwaltet, bestimmt er die dafür geltende Rechtsgrundlage.

4. Daten in den Fachfunktionen

Je nach Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Betriebs-, Mitarbeiter-, Kunden-, Ansprechpartner- und Objektstammdaten;
• Angebote, Aufträge, Baustellendaten, Leistungen, Materialien, Maschinen, Arbeits- und Abwesenheitszeiten sowie Einsatzplanung;
• Notizen, Zusatzarbeiten, Fotos, Abnahmen und Unterschriften;
• Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Zahlungen, Bankumsätze, Kontoverbindungen, Ausgaben, Belege, EÜR- und DATEV-Daten;
• Auswertungen, Nachkalkulationen, Margen, Pflegeverträge und aus Vergangenheitsdaten erzeugte betriebliche Vorschläge.

Zweck und Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung bestimmt der jeweilige Betrieb, insbesondere zur Vertragsdurchführung, Erfüllung gesetzlicher Pflichten, Beschäftigungsverwaltung oder Wahrung berechtigter betrieblicher Interessen. Pflichtangaben sind in der Oberfläche gekennzeichnet; ohne sie kann die jeweilige Funktion nicht ausgeführt werden.

5. Fotos, Standortdaten und Unterschriften

Baustellenfotos werden nur nach einer bewussten Auswahl oder Aufnahme hochgeladen. Aus angenommenen JPEG- und PNG-Dateien entfernt GaLaPilot vorhandene EXIF- und GPS-Metadaten. Standortdaten werden nur in den dafür vorgesehenen Funktionen und nach Freigabe durch das Endgerät verarbeitet. Unterschriften dienen der dokumentierten Abnahme. Der jeweilige Betrieb muss Berechtigungen, Informationen und gegebenenfalls Einwilligungen der betroffenen Personen sicherstellen.

6. Öffentliche Angebots- und Freigabelinks

Über einen zufälligen, zeitlich beziehungsweise fachlich begrenzten Link können Empfänger ein Angebot ansehen und annehmen oder ablehnen. Dabei werden die eingegebenen Erklärungen sowie technische Sicherheits- und Protokolldaten verarbeitet. Empfänger sollen Freigabelinks nicht an Unbefugte weitergeben.

7. Bereitstellung, Protokolle und notwendige Speicherungen

Beim Aufruf verarbeitet die Server-Infrastruktur technisch notwendige Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Ressource, HTTP-Status, Browser- und Betriebssystemangaben. GaLaPilot verwendet ausschließlich technisch notwendige Sitzungs- und Sicherheitskennungen sowie lokalen Browserspeicher für Offline-Warteschlange, Geräteschlüssel und Installationsfunktionen. Eine Werbe-, Reichweiten- oder geräteübergreifende Trackinganalyse ist in der Software nicht eingebunden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; für notwendige Endgerätespeicherungen gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

8. Offline-Nutzung

Für ausgewählte Baustellenfunktionen speichert der Browser noch nicht übertragene Eingaben lokal auf dem verwendeten Gerät und synchronisiert sie bei wiederhergestellter Verbindung. Nutzer müssen das Gerät durch Bildschirmsperre, aktuelle Software und kontrollierte Weitergabe schützen. Abmeldung oder Löschen von Browserdaten kann lokale, noch nicht synchronisierte Eingaben entfernen.

9. E-Mail-Kommunikation

GaLaPilot versendet transaktionale Nachrichten, beispielsweise zur Kontobestätigung, Passwortwiederherstellung sowie zum Versand von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen. Für die E-Mail-Kommunikation wird ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inh. René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, eingesetzt. Nachrichten und Anhänge werden bis zur Zustellung verschlüsselt in einer Versandwarteschlange gehalten.

10. Empfänger und Unterauftragsverarbeiter

Zugriff erhalten nur berechtigte Nutzer des jeweiligen Mandanten sowie technisch erforderliche Betreiber und Dienstleister für Hosting, Objektspeicher, E-Mail-Versand, Datensicherung und Wartung. Die konkrete Liste der Unterauftragsverarbeiter und Einsatzorte wird im Vertrag zur Auftragsverarbeitung beziehungsweise in dessen Anlagen geführt. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

11. Drittlandübermittlungen

Der reguläre Betrieb ist auf eine Verarbeitung in der Europäischen Union ausgelegt. Soweit ein vom Kunden beauftragter Dienst oder eine spätere Integration eine Übermittlung außerhalb von EU und EWR erfordert, erfolgt sie nur bei Vorliegen der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. Einzelheiten sind dann in den Vertragsunterlagen und der Unterauftragsverarbeiterliste auszuweisen.

12. Speicherdauer und Löschung

Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für Vertrag, Betrieb, Sicherheit und die vom Mandanten festgelegten Zwecke benötigt werden oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Sitzungen und kurzlebige Sicherheitsdaten werden nach Ablauf beziehungsweise Zweckerreichung entfernt. Handels- und steuerrechtlich relevante Belege bleiben für die jeweils gesetzlich vorgeschriebene Dauer erhalten. Nach Vertragsende werden Mandantendaten nach den vertraglichen Lösch- und Rückgaberegeln gelöscht oder zurückgegeben, sofern keine Pflicht zur weiteren Speicherung besteht.

13. Automatisierte Auswertungen

Nachkalkulationen, Margenberichte und Vorschläge aus Vergangenheitsdaten unterstützen betriebliche Entscheidungen. Sie treffen keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO.

14. Sicherheit

Zum Schutz der Daten werden unter anderem Mandantentrennung, rollenbasierte Rechte, Mehrfaktor-Authentifizierung, verschlüsselte sensible Felder, unveränderlich verkettete Prüfprotokolle, Malware-Prüfung von Uploads, Transportverschlüsselung, Backups sowie Wiederherstellungs- und Überwachungsverfahren eingesetzt. Kein technisches Verfahren kann einen absoluten Schutz garantieren.

15. Rechte betroffener Personen

Betroffene haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Betrifft die Anfrage Daten, die ein Betrieb in seinem Mandanten verarbeitet, ist sie zuerst an diesen Betrieb zu richten; wir unterstützen ihn bei der Bearbeitung.

Beschwerden können bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde eingereicht werden. Für Nordrhein-Westfalen ist dies die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW.

16. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder Rechtslage ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist dauerhaft über den Link „Datenschutz“ in GaLaPilot erreichbar.